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Weniger Routinearbeit. Mehr Zeit für Kunden und Wachstum.
Anfragen übertragen, Informationen zusammensuchen, Aufgaben verteilen: Wiederkehrende Handarbeit bindet Zeit, die Ihrem Team für Kunden und Projekte fehlt. Wir entwickeln gezielte Automatisierungen, die Systeme verbinden und klare Abläufe verlässlich unterstützen.
Kostenlose erste Analyse anfragen ↗In 10 bis 15 Minuten besprechen wir Ihr Ziel und prüfen den nächsten sinnvollen Schritt. Das Gespräch ist kostenlos und unverbindlich.
Zeitverluste erkennen
Abläufe verbinden
Sonderfälle absichern
Was Ihr Team zweimal abtippt, ist eine Einladung zum Fehler.
Jede manuelle Übergabe ist eine Stelle, an der etwas liegen bleibt, vergessen oder falsch übertragen wird. Meist merken Sie es erst, wenn ein Kunde nachfragt. Automatisierung nimmt Ihrem Team die Wiederholung ab und lässt die Entscheidungen dort, wo sie hingehören: bei Menschen.
Drei Situationen, die in jedem Betrieb vorkommen
Im Handwerksbetrieb, in der Kanzlei, in der Agentur und im Onlineshop.
Die Anfrage, die zwei Tage liegt
Eine Anfrage kommt über das Formular, landet im Postfach und wartet, bis jemand sie sieht. Der Interessent hat inzwischen einen zweiten Anbieter angefragt. Antwortet der andere zuerst, ist der Vorsprung weg.
Die Daten, die dreimal stimmen müssen
Dieselbe Adresse steht im Formular, im Kalender und in der Rechnung. Ein Tippfehler an einer Stelle und drei Systeme widersprechen sich. Niemand bemerkt es, bis ein Brief zurückkommt.
Die Übergabe, die niemand verantwortet
Das Büro glaubt, das Team vor Ort kümmert sich. Das Team glaubt, das Büro habe es erledigt. Ohne festen Ablauf hängt die Zuständigkeit an der Erinnerung einzelner Personen.
Typische Alltagsbilder, keine Messwerte. Wie oft das bei Ihnen vorkommt, hängt von Ihren Abläufen ab. Deshalb beginnen wir mit einem konkreten Ablauf und nicht mit einem Werkzeug.
Fünf Fragen, bevor wir etwas bauen
Ein Ablauf ist mehr als eine Verbindung zwischen zwei Anwendungen. Er muss wissen, wann er startet, was er prüft, was er tut, was dabei herauskommt und was bei Störungen geschieht. Schlimmer als keine Automatisierung ist eine, die unbemerkt versagt.
Auslöser
Was startet den Ablauf und woran erkennt das System das eindeutig?
Prüfung
Sind alle Angaben vollständig, gültig und noch nicht verarbeitet?
Aktion
Was wird angelegt, geändert oder versendet und wer darf das entscheiden?
Ergebnis
Woran erkennen wir, dass genau das Erwartete entstanden ist?
Fehlerfall
Wer erfährt von einer Störung und wie geht es danach weiter?
Die fünf Fragen sind unser Raster und kein festes Produkt. Der Auslöser ist oft ein Formular auf Ihrer Webseite. Wie eine Webseite Anfragen vorbereitet, beschreibt unser Webdesign.
Ein Fehler darf nicht im Stillen passieren
In n8n lässt sich für jeden Ablauf ein Fehlerworkflow festlegen, der startet, wenn ein Lauf scheitert. So erfährt jemand davon, statt dass sich Arbeit unbemerkt aufstaut. Wer informiert wird, legen wir gemeinsam fest.
Quelle: n8n Dokumentation, Handle errors gracefully (Englisch)So kann ein solcher Ablauf aussehen
Ein neuer Kontakt kommt an, die Angaben werden aufbereitet, das Ergebnis landet dort, wo Ihr Team es braucht.
In fünf Phasen vom wiederkehrenden Ärger zum verlässlichen Ablauf
Jede Phase endet mit einem Ergebnis, das Sie prüfen können. Zeitrahmen und Umfang legen wir im Angebot fest, weil sie vom Ablauf und den beteiligten Systemen abhängen.
Ablauf aufnehmen
Wir zerlegen einen konkreten Ablauf in Auslöser, benötigte Angaben, Entscheidungen und Ergebnis. Sie zeigen uns, wie es heute wirklich läuft und nicht, wie es im Handbuch steht.
Soll festlegen
Wir legen fest, was automatisch geschehen darf, was ein Mensch freigibt und woran wir einen gelungenen Durchlauf erkennen.
Bauen und verbinden
Wir verbinden die beteiligten Anwendungen, richten Zugänge mit möglichst geringen Rechten ein und bilden die Bedingungen des Ablaufs ab.
Sonderfälle testen
Wir prüfen mit passenden Testdaten den Regelfall und die Ausnahmen: fehlende Angaben, wiederholte Ereignisse und ein nicht erreichbares Zielsystem.
Übergeben und betreuen
Wir halten Schritte, Zuständigkeiten und die Behandlung offener Fälle fest. Wer den Ablauf pflegt und was bei Änderungen an beteiligten Anwendungen geschieht, klären wir im vereinbarten Umfang.
Lohnt sich die Automatisierung? Fünf Kriterien entscheiden
Nicht jeder Ablauf gehört automatisiert. Am meisten Aufmerksamkeit verdienen wiederkehrende Abläufe mit klaren Regeln und einem prüfbaren Ergebnis. Ein einzelnes Kriterium entscheidet selten allein.
Freie Stunden schaffen zusätzliche Kapazität, werden aber erst durch ihre Nutzung zu einem wirtschaftlichen Vorteil. Deshalb stimmen wir mit Ihnen ab, wofür die gewonnene Zeit gebraucht wird. Mehrere mögliche Abläufe gegeneinander abwägen? Der Leitfaden Welchen Prozess zuerst automatisieren? enthält ein Rechenbeispiel und ein Prozessblatt zum Kopieren.
Webseiten-Analyse: Wo verlieren Sie Anfragen?
In dieser Analyse wird Ihre Webseite geprüft: Auffindbarkeit bei Google und in der KI-Suche, Darstellung am Smartphone, Verständlichkeit der Botschaft und Weg zur Anfrage. Sie sehen, wo Anfragen verloren gehen und welcher Schritt zuerst Wirkung bringt.
Ihre Analyse wird erstellt.
Wir werten Ihre Webseite aus und kontaktieren Sie telefonisch mit dem Ergebnis.
Sie können auch gern direkt hier einen passenden Termin vereinbaren.
Termin mit Uhrzeit wählenKostenlos und unverbindlich. Ihre Webadresse geben wir mit in den Termin.
Das Absenden hat leider nicht geklappt. Bitte rufen Sie uns an unter 0170 10 100 10 oder schreiben Sie an info@j-g-consulting.de.
Die Technik dahinter
Zwei Anwendungen zu verbinden ist der leichte Teil. Schwierig sind Wiederholungen, Fehler, Zugriffe und Nachvollziehbarkeit. Wer es genau wissen will, klappt auf.
Häufige Fragen zur Automatisierung
Muss mein Unternehmen dafür alle Anwendungen wechseln?
Nicht automatisch. Zuerst prüfen wir die vorhandenen Systeme, Schnittstellen und Berechtigungen. Danach lässt sich beurteilen, welche Verbindungen sinnvoll möglich sind.
Was passiert, wenn ein Anbieter seine Schnittstelle ändert?
Dann kann eine Anpassung des Ablaufs nötig werden. Zuständigkeiten, Pflege und mögliche Betreuung werden im vereinbarten Umfang festgehalten.
Entstehen zusätzliche Kosten für externe Anbieter?
Manche Verbindungen benötigen kostenpflichtige Funktionen oder Dienste. Falls das für die geplante Umsetzung erforderlich ist, wird es vor der Entscheidung geklärt.
Wo läuft der Ablauf und wer betreibt ihn?
Das klären wir vor dem Start. n8n kann als Cloud Dienst genutzt oder selbst gehostet werden, beide Wege sind laut Dokumentation für den produktiven Einsatz vorgesehen. Welche Variante zu Ihnen passt, hängt unter anderem von Datenschutz, Betrieb und Aufwand ab. Vertragliche Details halten wir im Angebot fest.
Wie gehen Sie mit unseren Zugangsdaten um?
Zugangsdaten gehören in die dafür vorgesehene Verwaltung und nicht in einzelne Schritte eines Ablaufs. Wir vergeben nur die Berechtigungen, die der vereinbarte Ablauf braucht, und halten fest, wer Zugriff hat. Eine absolute Sicherheit kann niemand zusagen.
Für wen lohnt sich das eher nicht?
Wenn ein Ablauf nur selten vorkommt oder sich ständig verändert, wenn Sie eine feste Zeitersparnis oder einen bestimmten Ertrag zugesagt haben möchten oder wenn niemand im Unternehmen den Ablauf beschreiben und verantworten kann. Das sagen wir Ihnen im Erstgespräch offen, bevor ein Projekt beginnt.
Schaffen Sie Raum für die Arbeit, die Ihr Unternehmen voranbringt.
Bringen Sie einen konkreten Ablauf mit: Was löst ihn aus, welche Systeme sind beteiligt und wo müssen Mitarbeiter immer wieder nacharbeiten? Wir besprechen, ob daraus ein sinnvoller erster Automatisierungsschritt entsteht.
Kostenlose erste Analyse anfragen ↗10 bis 15 Minuten, kostenlos und unverbindlich.